K5 — Klanten samenvoegen (duplicaten)

Vond je twee fiches voor dezelfde klant? Bv. Janssens Pieter in Schoten en Pieter Janssens in Antwerpen — beiden met telefoon 0478 12 34 56. Voeg ze samen tot één fiche zodat aankoophistoriek niet versnipperd raakt.

Wanneer gebruik je dit?

• Twee klantfiches met hetzelfde telefoon of e-mail
• Bij de import op 1/7 kunnen er gemiste duplicaten zijn — controleer + voeg samen
• Bij feedback van klant: "Ik krijg twee mails voor één bestelling" — vermoedelijk dubbele fiche

Stappen

1. Vind de duplicaten

1. Hoofdmenu → Contacten
2. Filter op vermoede duplicaten:
   • Sorteer op Naam (Z-A en A-Z) en kijk naar gelijkaardige namen
   • Filter op Telefoon of E-mail en kijk welke twee+ keer voorkomt
3. Open beide fiches in aparte tabs om te vergelijken
   • Adres klopt?
   • Aankopen — wie heeft de meeste historiek?
   • Welke fiche heeft het meeste contact-info?

2. Selecteer de fiches die samengevoegd moeten worden

1. Ga naar Contacten (lijst-weergave)
2. Vink de selectie-vakjes aan bij beide klanten
3. Klik bovenaan op Acties (klein wiel-icoontje) → Samenvoegen

3. Kies welke gegevens behouden blijven

In de samenvoeg-wizard: 1. Klik op één klant aan om hem als "master" te markeren (= zijn naam blijft de master-naam) 2. Vergelijk per veld: kies van welke fiche de waarde mag komen (naam, adres, telefoon, ...) 3. Klik Samenvoegen → de twee fiches worden samengevoegd: - Alle verkopen, facturen, betalingen worden naar de master verplaatst - De andere fiche wordt verwijderd

Wat je ziet

Schermopname volgt — vraagt eerst voorbeelddata met effectief 2 duplicaten op de sandbox. Bij productie-import (1/7) zal Nick of Dirk de eerste rondevoorraad samenvoegen ronden voeren.

Tips & aandachtspunten

Samenvoegen is permanent

Eenmaal samengevoegd kan je het niet "ongedaan maken". Vergelijk de fiches grondig vóór samenvoegen. Bij twijfel: vraag aan Dirk.

Beste master = de fiche met meeste historiek

De master behoudt alle verkopen + facturen. Beter dat de andere fiche (met minder historiek) verdwijnt — anders moeten alle historiek-records overgezet worden, wat extra rommel geeft.

Niet alle Odoo-versies hebben deze functie

Standaard Odoo Enterprise heeft de samenvoeg-functie ingebouwd. Voor de sandbox (Community) kan dat een extra module vereisen. Op productie (Odoo Online Enterprise) werkt het out-of-the-box.

Veelgestelde vragen

Klant heeft 3 dubbele fiches — kan ik in 1 keer samenvoegen?

Ja — vink alle 3 aan en gebruik dezelfde wizard. Kies 1 master, de 2 andere worden verwijderd.

Wat als ik per ongeluk twee verschillende klanten samenvoeg?

Mail Peter rechtstreeks — een herstel is technisch mogelijk via een backup, maar moeilijk en betaalt het beste vóór dat het te lang geleden gebeurde.

Hoe vind ik systematisch alle duplicaten?

In Odoo Enterprise: hoofdmenu → Instellingen → Technisch → Duplicate Contacts. Toont alle vermoedelijke duplicaten op naam + telefoon + e-mail. Vraag aan Willy of die functie geactiveerd is op productie.