Reparaties¶
Hoe je een reparatie-order aanmaakt, opvolgt en afrondt — of het nu een betalend herstel door Paul is, of een garantie-dossier waarbij het toestel naar de fabrikant gaat.
HC-beleid (intern)¶
Reparatiebeleid
Onderstaande flows worden nog verfijnd met Paul. Feedback of aanpassingen: meld via Dirk.
| Onderwerp | Voorgestelde regel |
|---|---|
| Wie maakt de order aan? | Filiaal-medewerker aan de balie (intake). Paul pakt het verdere herstel op. |
| Wie beslist over garantie? | De verkoper mag zelf inschatten. Bij twijfel: registreer het toestel en laat Paul beoordelen. |
| Serienummers | Optioneel, per product instelbaar. Aanbevolen voor duurdere toestellen — het versnelt de historiek-opzoeking. |
| Facturatie | Na de reparatie wordt er gefactureerd aan de klant. Elke medewerker met factuurrechten kan dit doen. |
| Garantie-verzending | Verzending naar fabrikant wordt intern geregeld. Bij twijfel over garantie: laat Paul beoordelen. |
Wie doet wat?¶
| Rol | Taken in de reparatie-flow |
|---|---|
| Filiaalverkoper (Schoten / Deurne / Antwerpen) | Intake: klant ontvangt, reparatie-order aanmaken, probleem-beschrijving noteren |
| Paul (hersteldienst) | Diagnose, interne reparatie, onderdelen toevoegen, status bijwerken |
| Wie beschikbaar is | Garantie-verzendingen naar fabrikant, opvolging retour, communicatie met leverancier |
| Willy (boekhouding) | Facturatie aan klant (betalend herstel), leverancier-claims (garantie), creditnota's |
De reparatie-flow op een lijn¶
Klant meldt defect → Registratie (intake) → Diagnose (Paul) → Reparatie of Verzending → Afronding (Gerepareerd) → Facturatie (Willy)
In Odoo doorloopt een reparatie-order vier statussen:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Nieuw | Zojuist aangemaakt — wacht op beoordeling door Paul |
| Bevestigd | Paul heeft het dossier opgepakt, diagnose loopt |
| In reparatie | Actief bezig met het herstel (intern) of toestel onderweg naar fabrikant (garantie) |
| Gerepareerd | Klaar — klant kan ophalen, facturatie mag starten |
Wanneer welk scenario?¶
| Situatie | Ga naar |
|---|---|
| Betalend herstel (niet onder garantie): bestek → herstel → eindfactuur met bestek in mindering | H7 — Betalende reparatie met bestek |
| Klant brengt defect toestel binnen, intake registreren | H1 — Reparatie registreren |
| Paul herstelt het toestel zelf, onderdelen + facturatie | H2 — Interne reparatie |
| Garantie-dossier: toestel naar fabrikant verzenden | H3 — Garantie: verzenden naar fabrikant |
| Fabrikant stuurt hersteld toestel terug | H4 — Garantie: retour van fabrikant |
| Garantie-kosten afhandelen (geen factuur naar klant) | H5 — Garantie-kosten |
| Herstelhistoriek opzoeken per klant, product of serienummer | H6 — Reparatie-historiek |
Vóór je begint¶
Reparatie-module in het hoofdmenu
Reparatie-orders staan in een aparte module Reparatie in het hoofdmenu van Odoo. Als je die niet ziet, is de module mogelijk niet geactiveerd — meld het bij Dirk.
Serienummers versnellen alles
Voor producten met serienummer-registratie (zie V6 — Verkoop met serienummer) komt het serienummer automatisch mee op de reparatie-order. Paul kan dan in een klik de volledige herstelhistoriek van dat specifieke toestel oproepen — eerdere reparaties, originele verkoopdatum, klant.
Link met retours
Een defect toestel dat onder garantie terugkomt, begint vaak als een retour (zie R2 — Defect onder garantie). De verkoper maakt dan zowel een creditnota als een repair-order aan. In de repair-order verwijs je naar de creditnota zodat alles traceerbaar blijft.