R4 — Retour zonder bon (zoek op serienummer)

Klant wil iets terugbrengen maar is zijn factuur kwijt. Als het product met serienummer in onze database staat, kunnen we de oorspronkelijke factuur via dat serial terugvinden.

Wanneer gebruik je dit?

• Klant heeft geen bon, mail of PDF van de factuur meer
• Klant heeft wel het toestel + serienummer (op het sticker of de doos)
• We weten zeker dat hij/zij bij HC kocht (geen externe winkel)

Stappen

1. Vraag het serienummer aan de klant. Te vinden op:
   • Sticker achterop het toestel
   • Originele doos
   • In het toestelmenu (sommige merken tonen het zelf)
2. Zoek het serial op in Odoo:
   • Hoofdmenu → Voorraad → Producten → Lots/Serial Numbers (precieze locatie kan in productie verschillen)
   • Of via algemene zoekbalk (vergrootglas-icoon rechtsboven) → typ het serial
3. Open het gevonden lot/serial-record
4. In het gekoppelde detail-veld zie je de klant + datum + originele factuur (bv. F/2026/00xxx)
5. Verifieer met de klant: naam + ongeveer-datum matchen?
6. Open de factuur → vanaf hier volg je R1 of R2 afhankelijk van de reden

Wat als het product GEEN serienummer heeft?

Voor producten zonder serial-tracking is dit niet mogelijk via Odoo-zoeken. Plan B:

1. Vraag klant om naam + telefoonnummer + ongeveer-datum + welk product
2. Zoek in Contacten of Verkoop → Orders op klantnaam → toon alle aankopen van die klant
3. Identificeer samen met klant de juiste aankoop op basis van datum + product

Als dat ook niets oplevert → eerlijk tegen klant: zonder bewijs van aankoop geen retour. Eventueel commercieel gebaar (tegoedbon) op aanvraag van Dirk/Willy.

Wat je ziet

Voorraad terugboeken niet vergeten

Na de creditnota: doe ook de retour-picking om het product terug op stock te zetten. Zie R1 — Wat met de voorraad? en S4 — Retour-picking.

Tips & aandachtspunten

Foto van serial sticker

Als de klant het serial niet uit het hoofd weet: laat hem zijn smartphone-foto van de sticker tonen. Niet alle klanten kunnen het cijfer/letter-combinatie correct overlezen.

Vergelijk klantnaam vóór je creditnota maakt

Een serial kan in principe matchen met meerdere klanten als het toestel ooit doorverkocht of geretourneerd werd. Vergelijk altijd de klantnaam + telefoonnummer met wat de oorspronkelijke factuur zegt voor je een creditnota bevestigt.

Mailadres als alternatief

Voor klanten waar we e-mail hebben: vraag of ze hun originele factuur-PDF kunnen doormailen. In productie (vanaf 1/7) zal de factuur sowieso per e-mail vertrekken, dus oudere klanten kunnen via hun inbox terugvinden.

Veelgestelde vragen

Werkt zoeken op serial ook voor de oude Paradox-data?

Zoeken op serienummer werkt voor toestellen die in Odoo een serienummer geregistreerd hebben. Of (en welke) bestaande serials uit het oude Paradox-systeem bij de migratie worden meegenomen, wordt nog bekeken — dit is niet gegarandeerd voor oude aankopen. Voor toestellen zonder geregistreerd serial val je terug op de zoektocht via klant/factuur.

Klant kocht ergens anders, brengt naar HC voor retour?

Geen retour mogelijk. We kunnen het toestel wel opkopen als tweedehands via V9 als HC interesse heeft in doorverkoop.