Retours en terugnames¶
Wat te doen wanneer een klant een product terugbrengt — niet-defect, defect onder garantie, inruil tegen een nieuw toestel, gedeeltelijke retour, of zonder bon.
HC-beleid (intern)¶
Retourbeleid
Onderstaande regels gelden tot nader order. Feedback of aanpassingen: meld via Dirk.
| Onderwerp | Voorgestelde regel |
|---|---|
| Wanneer aanvaarden? | Geen vaste termijn — Willy/winkelmedewerker beslist case by case. Vraag bij twijfel door bij Dirk. |
| Geld terug of tegoedbon? | Bied eerst een tegoedbon aan ("Je kan dit bedrag gebruiken bij een volgende aankoop"). Geef pas geld terug als de klant er expliciet om vraagt. |
| Welk filiaal? | Elk filiaal mag een retour ontvangen — ook al kocht de klant in een ander filiaal. |
| Defect onder garantie? | Hangt af van product en situatie. Soms onmiddellijk creditnota + repair-order, soms eerst een test door Paul vóór er geld/tegoedbon volgt. Vraag bij twijfel. |
Wanneer welk scenario?¶
| Situatie | Ga naar |
|---|---|
| Klant brengt onbeschadigd product terug binnen 14 dagen | R1 — Retour niet-defect |
| Klant brengt defect toestel terug (garantie) | R2 — Defect / garantie |
| Klant wisselt oud toestel in tegen nieuw | R3 — Inruil oud tegen nieuw |
| Klant heeft alleen het serienummer (bon vergeten) | R4 — Retour zonder bon |
| Klant koopt 3 dingen, brengt er 1 terug | R5 — Gedeeltelijke retour |
Vóór je begint¶
Eerst de bon terugvinden
Bij elke retour zoek je eerst de originele factuur terug. Zonder factuur kan je geen creditnota maken — alleen R4 — Retour zonder bon toont hoe je via serienummer alsnog tot de bon komt.
Vier sleutel-acties bij elke retour
- Open de factuur → klik op de knop Creditfactuur rechtsboven
- Bevestig de creditnota (status wordt "Geboekt")
- Beslissing tegoedbon of geld terug → klik Betaal alleen als je geld teruggeeft
- Voorraad terugboeken → ga naar de originele verkooporder → klik Levering → klik Retour → bevestig de retour-picking
Creditnota boekt de voorraad NIET automatisch terug
Een creditnota is een financieel document — het zegt alleen "klant krijgt geld/tegoed terug". Het product staat pas weer in voorraad wanneer je de retour-picking doet (stap 4). Vergeet je dit, dan klopt je voorraad niet. Zie S4 — Retour-picking voor de volledige flow.
Tegoedbon = creditnota openstaand laten
In Odoo bestaat geen apart "tegoedbon"-document. Je maakt gewoon een creditnota en laat ze openstaand (geen Betaal-actie). Bij de volgende verkoop aan dezelfde klant wordt het bedrag automatisch in mindering gebracht op de nieuwe factuur. Geef de klant een afgedrukte creditnota mee als bewijs.