H4 — Garantie: retour van fabrikant

De fabrikant heeft het toestel hersteld en stuurt het terug. Je registreert de ontvangst, werkt de reparatie-order bij en verwittigt de klant dat het toestel klaar ligt.

Wanneer gebruik je dit?

• Het toestel is eerder naar de fabrikant gestuurd (H3)
• De fabrikant meldt dat het toestel onderweg is of het pakket is binnen
• De reparatie-order staat op status In reparatie

Stappen

Ontvangst registreren

1. Ontvang het pakket en controleer:
   • Is het juiste toestel terug? (check serienummer)
   • Is het hersteld of vervangen?
   • Zit er documentatie bij van de fabrikant (herstelrapport, nieuwe garantietermijn)?
2. Open de reparatie-order in Odoo (zoek via ordernummer of klantnaam)
3. Noteer in het chatter-veld:
   • Datum ontvangst
   • Wat de fabrikant heeft gedaan (onderdeel vervangen, firmware-update, volledig nieuw toestel, ...)
   • Eventueel het fabrikant-referentienummer

Status bijwerken

1. Klik Reparatie beëindigen → status wordt Gerepareerd

Voorraadbeweging bij ontvangst — productie-configuratie

Net als bij de verzending (H3) is de voorraadbeweging bij retour afhankelijk van de productie-configuratie. Op de sandbox volstaat het om de ontvangst via notities te registreren. In productie kan een interne transfer (Fabrikant-locatie → Schoten) worden ingesteld als dat wenselijk is.

Klant verwittigen

1. Contacteer de klant:
   • Bel, mail of SMS — gebruik de contactgegevens op de reparatie-order
   • Meld dat het toestel klaar ligt voor afhaling
2. Noteer in het chatter-veld dat de klant is verwittigd + de afgesproken afhaaldatum

Noteer de fabrikant-feedback

Heeft de fabrikant aangegeven wat het defect was? Noteer dat in het chatter-veld. Dit is waardevolle informatie voor Paul — als hetzelfde model vaker terugkomt met hetzelfde defect, kan Paul dat in de toekomst misschien zelf oplossen.

Geen aparte GIF voor dit scenario

De retour-ontvangst volgt dezelfde reparatie-order als H3 — Verzenden. Het verschil zit in de statuswijziging (In reparatie → Gerepareerd) en de notities in het chatter-veld — zie de H2 — Interne reparatie GIF voor de statusflow.

Na de retour

• Klant haalt op: geef het toestel mee, laat eventueel een ontvangstbewijs tekenen
• Garantie-kosten: als de fabrikant kosten doorrekent, zie H5 — Garantie-kosten
• Geen kosten voor de klant: het dossier is afgerond zodra de klant het toestel heeft opgehaald

Tips & aandachtspunten

Nieuw serienummer bij vervanging

Soms stuurt de fabrikant een nieuw toestel i.p.v. het originele te herstellen. In dat geval heeft het nieuwe toestel een ander serienummer. Registreer het nieuwe serienummer in Odoo en noteer in het chatter-veld dat het originele serienummer is vervangen.

Klant reageert niet

Spreek intern af hoelang je wacht voordat je opnieuw contact opneemt. Een herinnering na 1 week is redelijk. Noteer elke poging in het chatter-veld.

Verschil sandbox vs. productie

De kern-flow (order openen, status wijzigen, notities plaatsen) werkt identiek op sandbox en productie. Het verschil zit in de eventuele automatische voorraadbeweging en de e-mail-notificatie naar de klant — die worden in productie geconfigureerd.

Veelgestelde vragen

Wat als het toestel terugkomt en nog steeds niet werkt?

Noteer dat in het chatter-veld. Overleg met Paul en/of de fabrikant. Opties: opnieuw opsturen, intern laten herstellen door Paul, of klant een vervangend toestel aanbieden (commerciële beslissing Willy).

De fabrikant heeft het toestel vervangen door een nieuwer model — hoe registreer ik dat?

Pas het product op de reparatie-order niet aan — laat het originele product staan voor de historiek. Noteer in het chatter-veld welk nieuw model + serienummer de klant meekrijgt. Maak eventueel een nieuw serienummer aan in Odoo voor het vervangende toestel.

Moet ik de klant laten tekenen bij afhaling?

Niet verplicht in Odoo, maar het is een goede gewoonte. Een handtekening op een afgedrukt document (of gewoon een notitie "klant heeft opgehaald op [datum]" in het chatter) volstaat.