S2 — Inkomende goederen (Dirk-flow: fysieke ontvangst)

Dirk ontvangt een levering, telt het na en boekt de ontvangen aantallen in. Geen omweg via leverancier-factuur — die volgt later via Willy.

Wanneer gebruik je dit?

• Levering komt binnen in het magazijn (Schoten)
• Dirk (of een collega in het filiaal) telt fysiek na
• Geen factuur bij — die volgt later per mail bij Willy
• Voorraad moet zo snel mogelijk kloppen voor verkoop

Stappen — Inkomende ontvangst (aanbevolen)

Voer alleen in wat er binnenkomt — Odoo telt het automatisch op bij de bestaande voorraad.

1. Hoofdmenu → Voorraad → Bewerkingen → Ontvangsten
2. Klik Nieuw
3. Vul bij Contact de leverancier in (optioneel — mag leeg)
4. Voeg per product een regel toe: klik Product toevoegen → zoek op naam of artikelnummer
5. Vul bij Gevraagd het aantal in dat je ontvangen hebt (bv. 3 stuks)
6. Herhaal voor elk product uit de levering
7. Klik Bevestigen → status wordt Gereed, voorraad is opgeteld

Alleen het geleverde aantal invullen

Je vult alleen in wat er binnenkomt, niet de totale voorraad. Had je al 2 stuks op stock en je ontvangt 3, vul je 3 in — Odoo maakt er automatisch 5 van.

Alternatief — Fysieke voorraadtelling (inventaris)

Gebruik deze methode voor inventaristellingen of correcties wanneer je de werkelijke voorraad wil overschrijven (bv. bij een jaarlijkse telling of een verschil dat je wil rechtzetten).

1. Hoofdmenu → Voorraad → Bewerkingen → Fysieke voorraad
2. Klik Nieuw → kies de locatie (= Schoten-stock)
3. Vul product in en bij Geteld het totaal dat je fysiek telt (oud + nieuw samen)
4. Klik Toepassen op de regel → voorraad wordt overschreven naar wat je hebt geteld

Fysieke voorraad overschrijft — niet optellen

Bij Fysieke voorraad vul je het totaal in dat je in handen hebt. Had je 2 en krijg je 3 bij, vul je 5 in. Vul je per ongeluk 3 in, dan zet Odoo de voorraad op 3 (en ben je 2 kwijt). Gebruik daarom de Ontvangsten-flow hierboven voor leveringen.

Wat je ziet

Opgenomen op de sandbox. Productfiche NADCS1 — voorraad 0 → Fysieke voorraad → Geteld = 3 → Toepassen → voorraad wordt 3. Let op: deze GIF toont de inventaris-methode. Bij een gewone levering gebruik je Ontvangsten (zie stappen hierboven).

Tips & aandachtspunten

Niet twee keer boeken

Als Willy de levering al via een leveranciersfactuur (S3) heeft geboekt, niet ook hier doen — dat verdubbelt de voorraad. Korte check via S1 of de voorraad al klopt vóór je inboekt.

Kostprijs wordt niet aangepast

Bij een ontvangst zonder factuur blijft de kostprijs (AVCO) wat hij was. Voor een correcte boekhouding moet Willy de leveranciersfactuur boeken via S3 — die past de kostprijs aan.

Reden noteren

In het chatter-veld of de notitie van de ontvangst: noteer leverancier + leverdatum + eventueel pakbonnummer. Dat helpt achteraf bij vragen.

Veelgestelde vragen

Wat als ik een product binnenkrijg dat NIET in het systeem staat?

Vraag Willy of Dirk om eerst het product aan te maken in de Producten-module. Geef productnaam, merk, artikelnummer en aankoopprijs door.

Mag dit ook door iemand anders dan Dirk?

Ja — filiaal-medewerkers hebben voldoende rechten. Maar voor consistentie laat HC dit best via Dirk lopen.

Wanneer gebruik ik Ontvangsten vs. Fysieke voorraad?

Ontvangsten = een levering binnengekomen, je weet hoeveel er binnenkomt. Fysieke voorraad = je telt wat er op het rek staat (inventaris, correctie na verschil). Bij twijfel: gebruik Ontvangsten.