H1 — Reparatie registreren (intake)¶
Klant brengt een defect toestel binnen. De filiaal-medewerker maakt een reparatie-order aan met klantgegevens, product en een beschrijving van het probleem.
Wanneer gebruik je dit?¶
- Klant staat aan de balie met een toestel dat niet (goed) werkt
- Het is een product dat bij HifiCorner gekocht is, of een merk dat Paul herstelt
- Je wil het dossier registreren zodat Paul het kan oppakken
Stappen¶
- Hoofdmenu → Reparatie → Reparaties
- Klik Nieuw
- Vul het Product in — zoek op naam of artikelnummer
- Vul de Klant in — zoek op naam, e-mail of telefoonnummer (zie ook K1 — Klant zoeken)
- Serienummer (indien van toepassing):
- Voor producten met serial-tracking verschijnt het veld Lot/Serienummer
- Zoek op het serienummer — Odoo toont automatisch het bijbehorende product en de originele verkoop
- Als het serienummer beschikbaar is, vul het in — het versnelt de historiek-opzoeking
- Vul de Omschrijving in: wat is het defect? Beschrijf wat de klant zegt + wat je zelf vaststelt
- Onder Garantie: vink Onder garantie aan als het toestel nog binnen de garantieperiode valt (bij twijfel: laat Paul of Willy beslissen, je kan dit later nog aanpassen)
- Klik Opslaan — de order krijgt status Nieuw
Hoe gedetailleerder, hoe beter
Schrijf in de omschrijving niet alleen "werkt niet" maar ook: wanneer het defect optreedt, of het intermitterend is, welke inputs/outputs het betreft, of er een foutmelding verschijnt. Paul bespaart hiermee diagnose-tijd.
Wat je ziet¶
Opgenomen op de sandbox als Willy. Reparatieorders-lijst met 3 orders → klik op SCH/RO/00001 (Janssens Pieter, NADCS1) → formulier met klant, product, status en opmerkingen.
Na de intake¶
Na het opslaan:
- Print (of mail) het ontvangstbewijs en geef het mee aan de klant — zie H8 — Ontvangst- & afhaalbewijs
- Leg het toestel in de aangewezen plek voor Paul (magazijn Schoten of het filiaal waar de klant binnenkomt)
- Paul ziet de nieuwe order in zijn dashboard en pakt het op
Serienummer opzoeken
Als het product serial-tracking heeft en de klant het serienummer niet weet:
- Kijk op het toestel zelf (achterkant, onderkant, in het batterijvak)
- Zoek in Odoo via V6 — Serienummer of via K3 — Klant-historiek op basis van de klant
- Staat het niet in het systeem? Voer het manueel in — het wordt dan gekoppeld aan deze reparatie
Tips & aandachtspunten¶
Foto's van het toestel
Maak bij intake een foto van het toestel (vooral bij zichtbare schade). Upload die als bijlage op de reparatie-order via de paperclip-knop onderaan het chatter-gedeelte. Dat beschermt tegen claims achteraf ("die kras zat er niet toen ik het bracht").
Geen diagnose aan de balie
De filiaal-verkoper registreert alleen — de diagnose is voor Paul. Beloof de klant geen termijn of uitkomst. Standaardformulering: "We registreren uw toestel en Paul neemt het zo snel mogelijk op. We contacteren u zodra we meer weten."
Link met eerdere retour
Komt de klant via een retour-flow (R2 — Defect onder garantie)? Vermeld dan het creditnota-nummer in het Notes-veld van de reparatie-order voor traceerbaarheid.
Veelgestelde vragen¶
Wat als het product niet in Odoo staat?
Als het toestel niet in de productlijst staat (bv. heel oud model), vraag Dirk of Willy om het product eerst aan te maken. Of maak een "generiek" reparatie-order aan en beschrijf het toestel volledig in de omschrijving.
Kan ik meerdere toestellen op een reparatie-order zetten?
Nee — maak per toestel een aparte reparatie-order aan. Zo heeft elk toestel zijn eigen status en historiek.
Moet ik als verkoper de garantie-check doen?
Nee. Vink Onder garantie alleen aan als het overduidelijk is (bv. aankoop 2 maanden geleden). Bij twijfel: laat het veld open en noteer in de omschrijving wat de klant claimt. Paul of Willy beslist.
Klant heeft het toestel niet bij HifiCorner gekocht — wat dan?
In principe herstelt Paul alleen toestellen die bij HC gekocht zijn, of merken waar HC de officiële dealer van is. Bespreek uitzonderingen met Paul of Willy. Je kan de order wel aanmaken maar noteer duidelijk dat het extern aangekocht is.