H5 — Garantie-kosten afhandelen¶
Bij een garantie-reparatie betaalt de klant niets. Maar er zijn wel kosten — die draagt de fabrikant, of HifiCorner zelf als de fabrikant ze niet dekt. Dit scenario beschrijft hoe je het financieel afrondt.
Wanneer gebruik je dit?¶
- De reparatie is afgerond (status Gerepareerd)
- Het vinkje Onder garantie staat aan op de reparatie-order
- Er mag geen factuur naar de klant
- Willy moet de kosten intern verwerken
Het verschil: garantie vs. betalend herstel¶
| Betalend herstel (H2) | Garantie-reparatie (dit scenario) | |
|---|---|---|
| Onder garantie | Niet aangevinkt | Aangevinkt |
| Factuur naar klant | Ja — via Maak factuur op de reparatie-order | Nee — geen factuur |
| Kosten gedragen door | Klant | Fabrikant (claim) of HifiCorner (eigen risico) |
| Onderdelen-tab | Onderdelen + arbeid = wat de klant betaalt | Onderdelen + arbeid = interne kostprijs (niet gefactureerd) |
Stappen¶
Geen factuur naar de klant¶
- Open de reparatie-order (status Gerepareerd, Onder garantie aangevinkt)
- Er verschijnt geen knop Maak factuur — Odoo slaat facturatie over bij garantie-orders
- De klant haalt het toestel op zonder te betalen
Kosten claimen bij de fabrikant (optioneel)¶
Als de fabrikant de reparatiekosten draagt:
- Willy maakt een leverancier-creditnota aan of dient een claim in bij de fabrikant:
- Hoofdmenu → Boekhouding → Leveranciers → Creditnota's
- Of via het claim-systeem van de fabrikant (buiten Odoo, per mail)
- Noteer het claim-nummer op de reparatie-order in het chatter-veld
- Zodra de fabrikant betaalt/crediteert: Willy boekt de ontvangst in de boekhouding
Leverancier-claims: vaak buiten Odoo
In de praktijk verloopt de garantie-claim bij de meeste fabrikanten via hun eigen portaal of per e-mail — niet via een standaard Odoo-flow. Willy kent de procedures per leverancier. Het belangrijkste is dat de link tussen de reparatie-order in Odoo en de claim bij de fabrikant gedocumenteerd is (referentienummer in het chatter-veld).
Kosten voor eigen rekening (geen claim mogelijk)¶
Als HC de kosten zelf draagt (bv. coulance, eigen garantie buiten fabrieksgarantie):
- De onderdelen die Paul heeft gebruikt zijn al uit voorraad gehaald bij het afronden van de reparatie
- Willy boekt de kosten intern — geen verdere actie nodig op de reparatie-order zelf
- Noteer in het chatter-veld: "Kosten voor eigen rekening — geen claim bij fabrikant"
Geen aparte GIF voor dit scenario
Het verschil met een betaalde reparatie is dat er bij garantie geen facturatieknop verschijnt. Bekijk de H3 — Garantie verzenden GIF om te zien hoe het vinkje "Onder garantie" eruitziet op de reparatie-order.
Tips & aandachtspunten¶
Garantie achteraf toch afgewezen?
Als de fabrikant de garantie-claim afwijst nadat het toestel al hersteld is, bespreek met Willy: (1) klant alsnog laten betalen (haal het vinkje Onder garantie weg en maak een factuur via H2), of (2) kosten voor eigen rekening nemen.
Onderdelen-tab ook bij garantie invullen
Vul het tabblad Onderdelen ook in bij garantie-reparaties — niet voor facturatie, maar voor de interne kostprijsberekening en voorraad-afboeking. Zo weet Willy precies wat de reparatie HC heeft gekost en kan hij dat vergelijken met wat de fabrikant terugbetaalt.
Link met retours-cluster
Als er bij de intake ook een creditnota is gemaakt (omdat de klant direct een tegoedbon of geld terug kreeg — zie R2 — Defect onder garantie), dan draagt HC dubbele kosten: creditnota aan de klant + reparatie. De fabrikant-claim moet dan beide dekken. Noteer de creditnota-referentie op de reparatie-order.
Verschil sandbox vs. productie
De garantie-vink en het overslaan van facturatie werken op de sandbox. De leverancier-creditnota en claim-afhandeling worden in productie verfijnd — op de sandbox kan je oefenen met het aanmaken van een creditnota in de boekhouding-module (zie B2 — Leveranciersfactuur voor de basisflow).
Veelgestelde vragen¶
Hoe weet ik of een toestel nog onder garantie valt?
Check de originele verkoopdatum op de factuur (via K3 — Klant-historiek of het serienummer). Standaard fabrieksgarantie is 2 jaar na aankoopdatum, maar sommige merken bieden langere garantie. Bij twijfel: overleg met Paul of de fabrikant.
Wat als Paul onderdelen heeft gebruikt die duurder zijn dan wat de fabrikant vergoedt?
Het verschil is voor rekening van HC. Willy boekt het verschil als interne kost. Daarom is het belangrijk om de onderdelen-tab nauwkeurig in te vullen — dan is het verschil meteen zichtbaar.
Kan ik de garantie-vink achteraf nog wijzigen?
Ja, zolang er nog geen factuur is aangemaakt. Als het vinkje wordt uitgevinkt op een afgeronde order, verschijnt de knop Maak factuur weer.