H3 — Garantie: toestel verzenden naar fabrikant

Het toestel valt onder garantie en kan niet intern worden hersteld — het moet naar de fabrikant. Dit scenario beschrijft hoe je de verzending registreert en opvolgt.

Wanneer gebruik je dit?

• Het defect valt onder fabrieksgarantie
• Paul kan of mag het niet zelf herstellen (bv. verzegeld toestel, fabrikant eist retour)
• Het toestel moet fysiek worden opgestuurd naar de leverancier/fabrikant

Stappen

Reparatie-order voorbereiden

1. Open de reparatie-order (status Nieuw of Bevestigd)
2. Vink Onder garantie aan
3. Klik Bevestig reparatie (als dat nog niet gedaan is) → status Bevestigd
4. Noteer in het chatter-veld:
   • Naar welke fabrikant het toestel gaat
   • Het RMA-nummer of referentienummer van de fabrikant (als je dat al hebt)
   • De verwachte doorlooptijd

Verzending registreren

1. Klik Start reparatie → status wordt In reparatie
2. Noteer in het chatter-veld de verzenddatum en het trackingnummer van de zending

Voorraadbeweging bij verzending — productie-configuratie

In de standaard Community Edition maakt de Reparatie-module geen automatische voorraadbeweging aan voor het verzenden van het toestel naar de fabrikant. In de praktijk:

• Op de sandbox: registreer de verzending via notities in het chatter-veld. De fysieke voorraad-aanpassing doe je handmatig als dat nodig is (het toestel was toch al "bij de klant" of "in reparatie").
• In productie: we bekijken of een interne transfer (Schoten → Fabrikant-locatie) wenselijk is voor nauwkeurige voorraadtracking. Dit hangt af van hoe vaak HC toestellen verstuurt.

Verzending regelen

1. Regel de praktische verzending:
   • Verpakking + verzendlabel
   • Contact met de leverancier voor RMA-afhandeling
   • Opvolging doorlooptijd

RMA-nummer altijd noteren

Fabrikanten werken met RMA-nummers (Return Merchandise Authorization). Noteer dit nummer op de reparatie-order EN op de fysieke verpakking. Zonder RMA-nummer weigeren sommige fabrikanten het pakket.

Wat je ziet

Opgenomen op de sandbox als Willy. SCH/RO/00002 (TEST KLAAS, TDAI1120 Amplifier + Streaming) met "Onder garantie" checkbox aangevinkt.

Na de verzending

• De reparatie-order blijft op status In reparatie totdat het toestel terugkomt
• Volg op met de fabrikant (doorlooptijd, status)
• Zodra het toestel terug is → ga naar H4 — Garantie: retour van fabrikant

Tips & aandachtspunten

Bewaar het verzendbewijs

Upload het verzendbewijs (track & trace, ontvangstbevestiging fabrikant) als bijlage op de reparatie-order. Bij geschillen met de fabrikant is dit je enige bewijs dat het toestel verstuurd is.

Bart kent de fabrikant-contacten

Bart heeft voor verschillende merken directe lijnen met de fabrikant. Betrek hem bij garantie-claims als je niet weet wie je moet contacteren.

Verschil sandbox vs. productie

Op de sandbox kan je de volledige flow oefenen (order aanmaken, notities plaatsen, status wijzigen). De voorraadbeweging naar een fabrikant-locatie en de automatische terugkoppeling worden pas in productie verfijnd op basis van jullie werkelijke volume en voorkeuren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een garantie-reparatie bij de fabrikant?

Dat verschilt sterk per merk — van 1 week tot 6 weken. Noteer de verwachte doorlooptijd op de reparatie-order en volg actief op als die termijn verstreken is.

Wat als de fabrikant zegt dat het niet onder garantie valt?

Bespreek met Willy. Opties: (1) toch op HC-kosten laten herstellen, (2) klant laten betalen voor de reparatie, (3) toestel onhersteld terugsturen. Pas de vink Onder garantie aan op de reparatie-order als het uiteindelijk betalend wordt.

Kan ik een vervangtoestel meegeven aan de klant?

Dat is een commerciële beslissing (Willy/Paul). In Odoo registreer je een uitlening niet standaard in de Reparatie-module — noteer het in het chatter-veld van de reparatie-order, inclusief het serienummer van het leentoestel.