H7 — Betalende reparatie met bestek (volledige flow)¶

De volledige flow voor een betalend herstel (toestel niet onder garantie), zoals HiFi Corner het wil: de klant betaalt eerst een bestek, daarna wordt het herstel uitgevoerd, en op de eindfactuur wordt het bestek in mindering gebracht. Een paar handelingen gebeuren automatisch zodat je zo weinig mogelijk hoeft te klikken.

Garantie of niet?

Onder garantie → volg de gewone flow (H1 — Reparatie registreren e.v.). Geen bestek, geen klant-factuur.
Niet onder garantie (betalend herstel) → deze pagina.

Sandbox of echt Odoo?

De schermen hieronder komen van de oefenomgeving. In het echte Odoo (Online) ziet en werkt alles identiek.

De flow op een lijn¶

Intake → Bestek (vast bedrag, klant betaalt) → Herstel (materiaal + uren) → Stop (Herstelling-regel komt automatisch) → Eindfactuur (met het bestek in mindering)

Gaat de klant niet akkoord met het bestek? Dan blijft het bestek betaald (het dekt het onderzoek), je maakt geen eindfactuur, en het toestel gaat terug of naar het containerpark.

De velden op de reparatie-order¶

Veld	Waarvoor
Toestel/model	Vrij in te tikken (bv. Marantz PM7000N versterker). Zo hoef je geen product aan te maken voor een oud of extern toestel.
Catalogusproduct (optioneel)	Enkel invullen als het toestel bij HC gekocht is (voor garantie/historiek). Je kan hier geen nieuw product aanmaken — typvrij.
Merk	Kies uit de lijst (typvrij). Staat het er niet bij → Ander merk (vrij) invullen.
Serienummer (toestel)	Vrij in te tikken.
Klacht omschrijving	De aard van de klacht zoals de klant ze meldt. Staat onder Onder garantie en komt op het Ontvangstbewijs (zie H8).
Aankoopdatum	De dag waarop de klant het toestel kocht (om de garantie te bepalen). Staat onder Onder garantie — vrij in te vullen, en komt op het Ontvangst- en Afhaalbewijs.
Afgiftedatum	Dag dat de klant het toestel binnenbrengt. Staat standaard op vandaag — pas aan indien nodig.
Interne notitie	Werknota's voor de hersteldienst (Paul). Doorzoekbaar — zo vind je een vergelijkbare reparatie snel terug. Komt niet op de factuur.
Herstellingsnota	Korte omschrijving van wat er hersteld is. Komt automatisch op de Herstelling-regel van de factuur én op het Afhaalbewijs (H8).

Stap voor stap¶

1. Intake — reparatie aanmaken¶

Hoofdmenu → Reparaties → Orders → Nieuw. Vul Klant, Toestel/model, Merk, Serienummer en de Klacht omschrijving in, en schrijf je notities in de tabs Interne notitie en Herstellingsnota.

Stap 1 — intake met Toestel/model, Merk en Serienummer

Geef de klant een ontvangstbewijs mee

Na Bevestig reparatie (stap 3) kan je een Ontvangstbewijs afdrukken of mailen met o.a. de klacht-omschrijving erop. Zie H8 — Ontvangst- & afhaalbewijs.

2. Klein materiaal staat er al¶

Zodra je opslaat, staat het materiaal (Generic Parts) automatisch als regel in de tab Onderdelen (hoeveelheid 1). Je hoeft het dus niet meer toe te voegen — je past straks enkel de prijs aan (stap 7).

Stap 2 — Generic Parts staat automatisch in Onderdelen

3. Bevestig reparatie¶

Klik Bevestig reparatie — de order krijgt een nummer (SCH/RO/…) en het materiaal wordt gereserveerd (Beschikbaar).

Stap 3 — bevestigde reparatie

4. Offerte maken¶

Klik Offerte maken — Odoo maakt een verkooporder voor deze reparatie.

Stap 4 — verkooporder

5. Bestek aanrekenen¶

Klik Bevestigen op de offerte, dan Factuur maken → kies Aanbetaling (vast bedrag) → vul het bestekbedrag in (hier € 80). Dít is waar het bestek ontstaat.

Stap 5 — bestek = aanbetaling vast bedrag

6. Bestek-factuur¶

Klik Concept maken — Odoo maakt een factuur met één regel Bestek (€ 80). Klik Bevestigen om ze te boeken. Dit is de factuur die de klant vooraf betaalt.

Stap 6 — bestek-factuur (regel "Bestek")

7. Herstel — materiaal-prijs & uren¶

Voer het herstel uit. Ga naar de verkooporder en:

pas de prijs van het materiaal (Generic Parts) aan naar het bedrag dat je effectief verbruikt hebt (hier € 45). De hoeveelheid blijft 1 — je past enkel de prijs aan;
voeg je uren toe met je eigen werk-artikel (WerkP, WerkF, …).

Stap 7 — Generic Parts-prijs aangepast + uren toegevoegd

8. Stop reparatie → Herstelling-regel¶

Op de reparatie: Start reparatie → Stop reparatie. Bij het stoppen komt er automatisch een regel Herstelling op de order, met jouw Herstellingsnota als omschrijving. Vul nu de prijs van de herstelling in (hier € 120).

Stap 8 — automatische Herstelling-regel; vul de prijs in

Afhaalbewijs bij het ophalen

Zodra de reparatie op Gerepareerd staat, kan je een Afhaalbewijs afdrukken of mailen — met de Herstellingsnota erop. Handig (en bij garantie essentieel, want dan is er geen factuur): zie H8 — Ontvangst- & afhaalbewijs.

Vul de prijs in vóór de eindfactuur

Vul de Herstelling-prijs (en het materiaal) in vóór je de eindfactuur maakt. Eens een regel gefactureerd is, kan je ze niet meer wijzigen op de order (standaard Odoo). Heb je de eindfactuur al als concept gemaakt? Dan pas je de prijs aan op die concept-factuur zelf — daar kan het nog.

9. Eindfactuur maken¶

Op de verkooporder: Factuur maken → Standaard factuur → Concept maken. Odoo zet alle regels (materiaal + Herstelling + uren) op de factuur en trekt het bestek er automatisch van af.

Stap 9 — concept-eindfactuur met Herstelling + bestek in mindering

10. Eindfactuur boeken¶

Klik Bevestigen. Het totaal = materiaal + Herstelling + uren − het reeds betaalde bestek. De Herstelling-regel draagt je omschrijving.

Stap 10 — geboekte eindfactuur met totaal

Tips & aandachtspunten¶

Minder klikken

Het materiaal (Generic Parts) én de Herstelling-regel worden automatisch toegevoegd — je hoeft ze niet meer manueel op te zoeken. Je vult enkel de bedragen aan.

Interne notitie = jouw geheugen

Schrijf in Interne notitie zoveel mogelijk detail (klacht, vermoeden, oplossing, verwijzing naar een gelijkaardig dossier). Dat veld is doorzoekbaar — bij een volgende, gelijkaardige reparatie vind je zo snel terug wat je toen deed.

Toestel niet in de catalogus? Geen probleem

Voor een oud of extern toestel vul je gewoon Toestel/model, Merk en Serienummer in. Je maakt nooit een nieuw product aan vanaf de reparatie.

Veelgestelde vragen¶

De klant gaat niet akkoord met het bestek — wat dan?

Niets meer doen: de bestek-factuur blijft betaald (ze dekt het onderzoek). Maak géén eindfactuur. Geef het toestel terug of breng het naar het containerpark.

Mijn merk staat niet in de lijst

Vul dan Ander merk (vrij) in. Komt het merk vaker terug? Vraag dat het aan de merkenlijst wordt toegevoegd (zie S8 — Merken kiezen & beheren).

Ik kan de Herstelling-prijs niet meer wijzigen op de order

Dan is er al een (concept-)eindfactuur gemaakt → de orderregel is dan vergrendeld (standaard Odoo). Pas de prijs aan op de concept-eindfactuur zelf, of vul ze de volgende keer in vóór je de factuur maakt.

Wie maakt de facturen?

Het bestek en de eindfactuur kunnen door elke medewerker met factuurrechten gemaakt worden. In de praktijk stem je dit af binnen het filiaal / met kantoor.