R2 — Defect product onder garantie¶
Klant brengt een toestel terug dat niet meer (correct) werkt. Onder garantievoorwaarden van fabrikant of HC.
Wanneer gebruik je dit?¶
- Toestel werkt niet meer of vertoont een defect
- Klant is binnen de garantieperiode (typisch 2 jaar, kan langer voor sommige merken)
- Klant heeft de bon (of we vinden hem via R4)
Twee mogelijke flows¶
In HC beslis je case by case tussen onmiddellijk creditnota geven, of eerst laten testen door Paul:
Flow A — Direct creditnota + repair-order (klant in winkel)¶
Wanneer: klant heeft een evident defect, of we willen klanttevredenheid vooropstellen en pas later met leverancier afrekenen.
- Zoek de factuur (zie R1 stap 1)
- Open factuur → Creditfactuur → reden: "Garantie — defect"
- Bevestig de creditnota
- Geld terug (Betaal) of tegoedbon naar keuze van klant — bij garantie krijgen klanten meestal hun geld terug
- Maak een Repair-order aan voor Paul:
- Hoofdmenu → Reparatie → Reparaties → Nieuw
- Klant: zelfde klant
- Toestel + serienummer (indien bekend)
- Beschrijving van het defect (volgens wat klant meldde)
- Linken aan creditnota in het Notes-veld voor traceerbaarheid
Flow B — Eerst repair-order, creditnota later (toestel ter inspectie)¶
Wanneer: defect is onduidelijk, of leverancier vraagt eerst test alvorens garantie te aanvaarden.
- Sla de creditnota over voor nu
- Maak een Repair-order aan (zoals Flow A stap 5)
- Vraag klant te wachten op Paul's terugkoppeling
- Na Paul's diagnose:
- Defect bevestigd onder garantie → terug naar Flow A: maak alsnog creditnota
- Defect niet onder garantie (bv. valschade, water) → contacteer klant, geef geen creditnota; eventueel betalend herstel via factuur
Wat je ziet¶
Opgenomen op de sandbox. Factuur F/2026/00012 van TEST KLAAS (149 €) → Creditfactuur → reden "Garantie - defect bevestigd" → Terugboeken → Bevestigen → creditnota RF/2026/00003 Geboekt + blauwe banner "Je hebt openstaande debet bedragen voor deze klant" (= tegoed staat klaar voor verrekening). Geen Betaal-klik = klant krijgt een tegoedbon. De repair-order voor Paul wordt apart aangemaakt in de Reparatie-module — zie H1.
Wat met de voorraad?¶
Defect product gaat NIET terug in verkoopbare voorraad
Bij een defect-retour boek je het product niet terug op stock via een retour-picking. Het toestel gaat naar Paul (repair-order), niet naar het rek. Als het na reparatie opnieuw verkoopbaar is, komt het via de repair-flow terug in voorraad.
Dit is anders dan bij R1 — Retour niet-defect waar het product wél direct terug op stock gaat.
Serial-tracking bij defect-retour¶
Voor producten met serienummer-registratie
Het serienummer dat bij de originele verkoop werd geregistreerd komt automatisch mee op de creditnota en de repair-order. Paul kan zo direct de herstelhistoriek van het toestel oproepen.
Producten zonder serial — vraag de klant het toestel + alle accessoires + verpakking, en noteer manueel een referentie (bv. doosnummer).
Tips & aandachtspunten¶
Garantieperiode checken
Voor jij de retour bevestigt: check op de originele factuur de datum en bereken of het toestel nog binnen garantie zit (2 jaar standaard, soms langer per merk). Buiten garantie → betalend herstel via Paul, geen creditnota.
Klant blijft tevreden
Bij twijfel over garantie: bied snel een tegoedbon aan voor de waarde van het toestel. De klant gaat tevreden weg met "iets" in zijn hand, en wij hebben tijd om met de leverancier af te rekenen.
Leverancier-claim
Defecten die onder fabrieksgarantie vallen moeten doorgaans bij de leverancier worden geclaimd. Dat doet Willy of een aangewezen persoon later — niet de verkoper aan de balie. Maar zorg dat het serienummer + factuurnummer goed gedocumenteerd zijn zodat de claim mogelijk blijft.
Veelgestelde vragen¶
Wat als het defect is veroorzaakt door de klant zelf?
Geen garantie. Bied betalend herstel aan (via Paul) of verwijzing naar fabrikant. Maak geen creditnota.
Klant wil cash terug bij defect-retour?
Mag — kies bij Betaal het Cash-dagboek. Cash uit kassa = even goed beheer als cash in. Boek het netjes via de Betaal-knop, niet "uit de kassa" zonder registratie.
Hoe maak ik een repair-order aan?
Zie H1 — Reparatie registreren voor de volledige flow. Bij garantie: vink Onder garantie aan op de repair-order.